Cùng một lô hàng xuất khẩu, hoá đơn và tờ khai hải quan cùng ghi một tỷ giá, còn sổ kế toán lại ra con số khác. Chuyện thường chỉ lộ ra ở kỳ quyết toán, khi kế toán phải dò ngược từng lô để giải thích chênh lệch.
Từ 1/7/2026, tỷ giá tính thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan, không còn theo pháp luật kế toán như giai đoạn trước. Hoá đơn và tờ khai hải quan vì thế dùng chung một tỷ giá, còn sổ kế toán vẫn ghi theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, nên mục tiêu không phải ép hai con số bằng nhau mà là giải thích được chênh lệch bằng chứng từ. Phần dưới đi qua sáu bước chọn đúng tỷ giá và đúng thời điểm lập hoá đơn theo quy định áp dụng từ 1/7/2026.
Vì sao hoá đơn, tờ khai hải quan và sổ kế toán của cùng một lô hàng lại lệch nhau?
Vì các chứng từ này trả lời những câu hỏi khác nhau, và pháp luật giao cho mỗi câu hỏi một loại tỷ giá riêng.
- Tờ khai hải quan và hoá đơn xuất khẩu cùng trả lời câu hỏi trị giá tính thuế của lô hàng là bao nhiêu. Khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu, tỷ giá tính thuế thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan. Đây là tỷ giá cố định theo tuần, và hoá đơn ngoại tệ phải thể hiện đúng tỷ giá quy đổi này sang đồng Việt Nam.
- Sổ kế toán trả lời câu hỏi doanh thu ghi nhận trong kỳ là bao nhiêu, theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng, hiện là Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Khác với giai đoạn trước 1/7/2026, khi tỷ giá tính thuế còn thực hiện theo pháp luật kế toán, một lô hàng có thể ra tới ba con số. Thông tư 80/2021/TT-BTC đã bị bãi bỏ bởi Thông tư 89/2026/TT-BTC từ 1/7/2026, nên khoảng chênh lệch cần theo dõi thu lại còn một: giữa tỷ giá hải quan và tỷ giá ghi sổ kế toán.
Hai mục đích khác nhau thì hai con số có thể khác nhau. Điều này đã được cơ quan thuế nói rõ. Tại hội nghị đối thoại giữa Bộ Tài chính với người nộp thuế năm 2025, một doanh nghiệp nêu đúng tình huống tờ khai hải quan lấy tỷ giá Vietcombank còn hoá đơn xuất khẩu lấy tỷ giá ngân hàng khác nên doanh thu không khớp.
Cục Thuế trả lời rằng việc hạch toán doanh thu kế toán thực hiện theo hướng dẫn của chế độ kế toán đơn vị áp dụng; tỷ giá hải quan được sử dụng để tính thuế cho các tờ khai hải quan theo quy định.
Nội dung trả lời trên được báo An ninh tiền tệ tường thuật và CafeF đăng lại ngày 6/1/2026. Trả lời này được đưa ra theo khung quy định trước ngày 1/7/2026, khi tỷ giá trên hoá đơn còn theo pháp luật kế toán; từ 1/7/2026 tỷ giá hoá đơn hàng xuất khẩu đã chuyển sang theo pháp luật hải quan. Nói cách khác, chênh lệch không mặc nhiên là lỗi. Lỗi chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp dùng nhầm loại tỷ giá cho một mục đích, hoặc không lưu lại được căn cứ của từng con số.
Cần chuẩn bị gì trước khi rà một lô hàng xuất khẩu?
Chỉ cần bốn thứ, lấy được trong vòng mười phút:
- Tờ khai hải quan đã thông quan của lô hàng, để có số tờ khai và ngày thông quan.
- Hợp đồng và invoice thương mại, để biết đồng tiền thanh toán và điều kiện giao hàng.
- Bảng tỷ giá tính thuế của tuần đăng ký tờ khai, tra trên chuyên mục tỷ giá tính thuế của cơ quan hải quan.
- Quy chế kế toán nội bộ, ghi rõ doanh nghiệp đang dùng tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá xấp xỉ để ghi sổ.
Kết quả mong đợi sau khi làm xong sáu bước bên dưới: mỗi lô hàng có một dòng dữ liệu duy nhất, trong đó số tờ khai, ngày thông quan, ngày lập hoá đơn, tỷ giá hải quan và tỷ giá ghi sổ nằm cạnh nhau, ai mở ra cũng đọc được.
Các bước chọn đúng tỷ giá và đúng thời điểm lập hoá đơn gồm những gì?
Bước 1: Xác định đúng loại hoá đơn cho hoạt động xuất khẩu
Đây là bước hay bị bỏ qua, nhưng chọn sai loại hoá đơn thì các bước sau không cứu được.
Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hoá đơn thương mại điện tử áp dụng với người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hoá đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Trường hợp không đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu lựa chọn lập hoá đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hoá đơn bán hàng điện tử.
Lý do cần chốt trước: loại hoá đơn quyết định luồng dữ liệu gửi cơ quan thuế và cách phần mềm sinh chứng từ. Đổi loại giữa chừng thường kéo theo việc lập lại hàng loạt.
Bước 2: Ghim ngày thông quan làm mốc gốc của cả lô hàng
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định với xuất khẩu hàng hoá, bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hoá đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoá được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Hai hệ quả thực tế:
- Ngày thông quan là mốc để tính hạn cuối, không phải ngày ký hợp đồng, ngày nhận tiền hay ngày tàu chạy.
- Khi xuất hàng để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoặc hoá đơn thương mại điện tử, hoặc hoá đơn điện tử làm chứng từ lưu thông hàng hoá trên thị trường. Đây là quy định tại điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và nó giải thích vì sao khâu vận chuyển ra cửa khẩu không buộc phải có ngay hoá đơn bán hàng.
Bước 3: Lấy tỷ giá tính thuế của tuần theo pháp luật hải quan
Tỷ giá tính thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định của pháp luật về hải quan. Nội dung này nằm ở khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, nghị định hướng dẫn Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về đồng tiền và tỷ giá tính thuế. Vì hoá đơn ngoại tệ phải thể hiện tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, đây cũng chính là tỷ giá dùng cho hoá đơn hàng xuất khẩu.
Cụ thể, theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/8/2025), tỷ giá dùng để xác định trị giá tính thuế là tỷ giá ngoại tệ mua vào theo hình thức chuyển khoản của Hội sở chính Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam tại thời điểm cuối ngày của ngày thứ Năm tuần trước liền kề, hoặc tỷ giá cuối ngày của ngày làm việc liền trước ngày thứ Năm nếu ngày thứ Năm là ngày lễ, ngày nghỉ. Tỷ giá này áp dụng cho các tờ khai hải quan đăng ký trong tuần.
Điểm cần nhớ: tỷ giá hải quan cố định theo tuần. Hai lô hàng thông quan cách nhau ba ngày trong cùng một tuần sẽ dùng chung một tỷ giá, dù thị trường có biến động.
Với ngoại tệ không được Vietcombank công bố tỷ giá, văn bản dẫn tới tỷ giá tính chéo do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.
Bước 4: Thể hiện tỷ giá quy đổi ngay trên hoá đơn ngoại tệ
Hoá đơn lập bằng ngoại tệ không được để trống phần quy đổi. Theo điểm 8 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đồng thời người bán phải thể hiện trên hoá đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Thực hành tốt: ghi kèm số tờ khai hải quan vào phần diễn giải của hoá đơn. Một dòng ghi thêm lúc lập giúp tiết kiệm hàng giờ dò tìm ở kỳ quyết toán.
Bước 5: Ghi sổ theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng
Từ 1/1/2026, chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (Bộ Tài chính ban hành 27/10/2025), thay cho Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Về tỷ giá ghi sổ, thông tư hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch, hoặc tỷ giá xấp xỉ với mức chênh lệch không vượt quá cộng trừ 1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch, với điều kiện việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ không làm ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.
Hai việc cần làm ở bước này:
- Ghi rõ lựa chọn tỷ giá vào quy chế kế toán nội bộ và giữ nguyên giữa các kỳ, thay vì mỗi kế toán viên chọn một kiểu.
- Nếu dùng tỷ giá xấp xỉ, lưu lại cách tính và tần suất cập nhật để chứng minh được mức chênh lệch nằm trong giới hạn cho phép.
Bước 6: Đối chiếu ba nguồn theo tuần thay vì chờ quyết toán
Lập một bảng theo dõi duy nhất cho hàng xuất khẩu, mỗi lô một dòng, gồm sáu trường:
- Số tờ khai hải quan và ngày thông quan.
- Số hoá đơn và ngày lập hoá đơn.
- Đồng tiền và số tiền ngoại tệ.
- Tỷ giá hải quan áp dụng cho tuần đăng ký tờ khai.
- Tỷ giá ghi sổ theo chế độ kế toán.
- Chênh lệch quy đổi và ghi chú lý do.
Rà bảng này mỗi tuần. Hai dấu hiệu cần xử lý ngay: hoá đơn lập sau ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan, và lô hàng không tra được tỷ giá hải quan của tuần tương ứng.
Những lỗi nào hay gặp khi xử lý tỷ giá hàng xuất khẩu?
Dưới đây là các lỗi được các đơn vị tư vấn thuế và cơ quan thuế nhắc tới nhiều trong năm 2026. Đây là mô tả định tính, không kèm tỷ lệ thống kê.
- Sửa sổ kế toán cho bằng tờ khai hải quan. Đây là phản xạ tự nhiên nhưng sai hướng, vì hai con số vốn có căn cứ khác nhau. Việc cần làm là ghi chú lý do chênh lệch, không phải chỉnh số.
- Lấy tỷ giá theo ngày thay vì theo tuần khi khai hải quan. Tỷ giá tính thuế được ấn định theo tuần từ mức cuối ngày thứ Năm tuần trước liền kề.
- Lấy ngày ký hợp đồng hoặc ngày nhận tiền làm mốc lập hoá đơn. Mốc pháp lý là ngày thông quan.
- Bỏ trống dòng tỷ giá trên hoá đơn ngoại tệ. Hoá đơn ngoại tệ vẫn phải thể hiện tỷ giá quy đổi sang đồng Việt Nam.
- Mỗi kế toán viên chọn một ngân hàng tham chiếu khác nhau. Cùng một doanh nghiệp mà tỷ giá ghi sổ không nhất quán sẽ tạo ra chênh lệch không giải thích được giữa các kỳ.
- Lưu tỷ giá trong file Excel rời. File này thường chỉ một người giữ, không ai kiểm tra chéo, và biến mất khi người đó nghỉ việc.
Một lưu ý riêng cho hoá đơn đã lập sai: cách xử lý phụ thuộc vào loại sai sót, có trường hợp chỉ cần thông báo, có trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế. Chi tiết đã được trình bày trong bài xử lý hoá đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91/2026.
Làm sao để ba hệ thống tự khớp thay vì đối chiếu thủ công?
Gốc của việc lệch số không nằm ở quy định, mà ở chỗ cùng một lô hàng đang được nhập tay vào ba nơi: phần mềm khai hải quan, phần mềm hoá đơn và phần mềm kế toán. Mỗi lần nhập lại là một lần có cơ hội sai.
Hướng xử lý bền hơn là để ba nơi cùng đọc từ một bộ dữ liệu gốc của lô hàng:
- Số tờ khai và ngày thông quan nhập một lần, dùng lại cho cả hoá đơn lẫn bút toán.
- Tỷ giá hải quan của tuần được cập nhật một lần và gắn tự động vào các lô thuộc tuần đó.
- Bút toán doanh thu sinh ra từ chính hoá đơn, kèm tham chiếu ngược về tờ khai.
Tình huống minh hoạ: một doanh nghiệp may gia công xuất khẩu có khoảng ba lô hàng mỗi tuần. Trước đây kế toán nhập tỷ giá thủ công vào file Excel riêng, đến kỳ quyết toán mới phát hiện vài lô lập hoá đơn trễ hơn mốc cho phép và một số lô dùng nhầm tỷ giá của tuần liền sau. Sau khi đưa số tờ khai, ngày thông quan và tỷ giá hải quan vào cùng một hồ sơ lô hàng trên hệ thống, việc đối chiếu chuyển từ hàng quý sang hàng tuần và các lô lệch được phát hiện ngay trong tuần phát sinh. Đây là ví dụ minh hoạ cho cách tiếp cận, không phải số liệu của một khách hàng cụ thể.
Cách làm này cũng chính là điều kiện nền giúp rút ngắn thời gian chốt số cuối tháng, và tránh lặp lại tình trạng quen thuộc khi kho, bán hàng và công nợ còn làm thủ công.
Khi nào nên hỏi cơ quan thuế, cơ quan hải quan hoặc nhờ hỗ trợ?
Có những tình huống không nên tự suy luận:
- Lô hàng có điều kiện giao hàng, thời điểm chuyển rủi ro hoặc phương thức thanh toán đặc thù, khiến thời điểm ghi nhận doanh thu không trùng mốc thông quan.
- Giao dịch bằng ngoại tệ chưa được công bố tỷ giá tính chéo.
- Hàng xuất vào khu phi thuế quan hoặc các trường hợp được coi như xuất khẩu, vì loại hoá đơn và cách xử lý có thể khác.
- Đã lỡ lập hoá đơn sai mốc thời gian cho nhiều lô trong cùng một kỳ.
Với các trường hợp này, nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế quản lý hoặc cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai, và lưu lại văn bản trả lời cùng hồ sơ lô hàng. Đây cũng là cách chuẩn bị tốt cho việc rà soát dữ liệu hoá đơn điện tử để tránh gián đoạn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang phải ghép số thủ công giữa hoá đơn, tờ khai hải quan và sổ kế toán, đội ngũ Smartcore có thể cùng bạn rà lại luồng dữ liệu của một lô hàng xuất khẩu gần nhất, xem dữ liệu đang đứt ở khâu nào trước khi bàn tới công cụ.
Nếu bạn muốn mẫu bảng theo dõi 6 trường ở Bước 6 dưới dạng file dùng được ngay, để lại thông tin, đội ngũ Smartcore gửi lại.