Nhiều bài viết gần đây mô tả việc cơ quan công an, y tế, đất đai chia sẻ dữ liệu với cơ quan thuế như một quy định hoàn toàn mới từ 1/7/2026. Đọc lại văn bản thì không phải vậy. Bài viết này làm rõ khoản 4 Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thực sự thay đổi điều gì so với quy định cũ, điểm lại vài thay đổi doanh nghiệp dễ bỏ sót, và bàn về việc chuẩn bị dữ liệu khi doanh nghiệp bị đối chiếu chéo từ nhiều nguồn.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP thực sự thay đổi gì về chia sẻ dữ liệu hoá đơn?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 1/7/2026.
Theo khoản 4 Điều 40 của Nghị định, các cơ quan sau có trách nhiệm kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý của mình với Cục Thuế để xây dựng cơ sở dữ liệu hoá đơn điện tử:
- Cơ quan quản lý thị trường
- Cục Quản lý đất đai
- Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam
- Cơ quan công an
- Cơ quan giao thông
- Cơ quan y tế
- Các cơ quan khác có liên quan
Điểm cần nói rõ: đây không phải quy định lần đầu xuất hiện. Khoản 4 Điều 58 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cũng quy định các cơ quan quản lý thị trường, đất đai, địa chất và khoáng sản, công an, giao thông, y tế và các cơ quan liên quan phải kết nối, chia sẻ dữ liệu để xây dựng cơ sở dữ liệu hoá đơn điện tử. Khác biệt thực chất nằm ở việc thay đầu mối tiếp nhận từ Tổng cục Thuế sang Cục Thuế và cập nhật tên một số cơ quan theo cơ cấu tổ chức mới.
Nói cách khác, hướng đi liên thông dữ liệu đã được đặt nền từ năm 2020 và nay được hoàn thiện thêm một bước, chứ không phải bước ngoặt đột ngột. Với chủ doanh nghiệp, hiểu đúng điều này quan trọng hơn là hoang mang theo tiêu đề bài báo.
Về phía cơ quan thuế, nguyên tắc quản lý dữ liệu hoá đơn được quy định tại khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: dữ liệu hoá đơn điện tử được quản lý tập trung, thống nhất để xây dựng cơ sở dữ liệu về hoá đơn, được kết nối, chia sẻ với các cơ quan, tổ chức có liên quan; cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức, xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống dữ liệu hoá đơn điện tử, và căn cứ kết quả phân tích rủi ro sẽ áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp, bao gồm cả việc ngừng, tạm ngừng sử dụng hoá đơn điện tử đối với các trường hợp có rủi ro cao về thuế và hoá đơn.
Doanh nghiệp muốn biết cụ thể mình có thể rơi vào diện nào có thể đọc thêm bài về hoá đơn điện tử bị ngừng, tạm ngừng và cách rà soát để tránh gián đoạn.
Những thay đổi nào của Nghị định 254 dễ bị bỏ sót?
Bên cạnh phần liên thông dữ liệu vốn được nói nhiều, có mấy thay đổi nhỏ hơn nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hằng ngày.
Thu tiền đặt cọc dịch vụ có phải xuất hoá đơn không?
Khoản 2 Điều 9 Nghị định 254 nêu rõ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự 2015 để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì chưa thuộc diện phải lập hoá đơn. Trước đó, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cách xử lý này chỉ áp dụng cho một số nhóm dịch vụ nhất định như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính - thuế, thẩm định giá, khảo sát thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng. Nay phạm vi được mở rộng cho hợp đồng cung cấp dịch vụ nói chung.
Đây là thay đổi có giá trị thực tế cao với doanh nghiệp dịch vụ, vì tránh được việc xuất hoá đơn sớm rồi phải điều chỉnh khi hợp đồng thay đổi.
Hoá đơn giấy đặt in và biên lai giấy có mốc kết thúc
Theo khoản 3 Điều 44, từ 1/7/2026 hoá đơn do cơ quan thuế đặt in hết giá trị sử dụng và phải tiêu huỷ. Riêng biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/12/2026; từ 1/1/2027 phải tiêu huỷ và chuyển sang áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.
Với các đơn vị còn dùng biên lai giấy, đây là mốc cần đưa vào kế hoạch ngay từ bây giờ chứ không nên để tới quý IV.
Không để trống thông tin người mua
Trường hợp người mua là người tiêu dùng và không cung cấp thông tin, người bán không được để trống thông tin người mua mà phải ghi rõ trên hoá đơn là "Bán cho người tiêu dùng". Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều cửa hàng, hoá đơn phải thể hiện tên, mã và địa chỉ của địa điểm kinh doanh.
Các trường hợp không phải sử dụng hoá đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254 liệt kê các trường hợp không phải sử dụng hoá đơn điện tử. Một số nhóm doanh nghiệp hay gặp:
- Góp vốn bằng tài sản vào tổ chức kinh tế.
- Điều chuyển tài sản nội bộ, hoặc khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp.
- Cho mượn máy móc, thiết bị là tài sản cố định, công cụ, dụng cụ phục vụ gia công mà không thu tiền và không chuyển quyền sở hữu.
- Xuất chuyển kho nội bộ.
- Các khoản thu không gắn với bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ: bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, khoản thu hộ.
Đây là danh mục đáng in ra dán cạnh bàn làm việc của bộ phận kế toán.
Chi tiết cách xử lý khi hoá đơn đã lập bị sai được quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp có thể xem thêm bài về chuẩn bị dữ liệu kế toán theo Luật Quản lý thuế 2025.
Vì sao việc dữ liệu bị đối chiếu chéo lại là chuyện của chủ doanh nghiệp?
Rất dễ xem đây là việc của kế toán. Thực tế thì không.
Khi dữ liệu hoá đơn của doanh nghiệp được đặt cạnh dữ liệu từ nhiều nguồn khác, câu hỏi mà doanh nghiệp phải trả lời không còn là "hồ sơ có đủ không" mà là "các con số có kể cùng một câu chuyện không". Một vài ví dụ dễ hình dung:
- Doanh thu trên hoá đơn đã xuất so với doanh thu trên sổ bán hàng.
- Lượng hàng bán ra theo hoá đơn so với biến động tồn kho trong kỳ.
- Chi phí mua vào theo hoá đơn đầu vào so với công nợ phải trả nhà cung cấp.
Nếu ba cặp số này khớp và giải thích được chênh lệch, doanh nghiệp ở thế chủ động. Nếu phải mất vài ngày ghép file mới trả lời được, đó là dấu hiệu dữ liệu đang rời rạc chứ không phải kế toán làm chậm.
Trong nhiều năm làm việc với doanh nghiệp SME, tình huống phổ biến nhất mà Smartcore gặp không phải là doanh nghiệp cố tình làm sai. Mà là doanh nghiệp không biết mình đang sai, vì mỗi bộ phận giữ một bản dữ liệu và không ai đối chiếu định kỳ. Sai lệch tích tụ âm thầm, đến khi cơ quan quản lý hỏi hoặc kiểm toán vào thì mới lộ ra, và lúc đó xử lý ngược rất tốn kém. Đây chính là bài toán kho, bán hàng, công nợ khi làm thủ công ở quy mô lớn hơn.
Đây cũng là lý do vì sao nhiều dự án chuyển đổi số ở SME thất bại không nằm ở công nghệ mà ở việc dữ liệu chưa được gom về một mối trước khi thêm công cụ.
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị từ đâu?
Không cần một dự án lớn. Có thể bắt đầu bằng một buổi làm việc:
- Lấy doanh thu tháng gần nhất theo hoá đơn đã xuất, đặt cạnh doanh thu trên sổ bán hàng và biến động tồn kho trong cùng kỳ. Ghi lại mất bao lâu để có ba con số đó.
- Liệt kê các nơi dữ liệu đang được lưu: phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, file Excel của kho, bảng tính công nợ. Đánh dấu điểm nào đang phải nhập lại bằng tay.
- Xác định ai chịu trách nhiệm đối chiếu định kỳ và với tần suất nào. Nếu chưa có ai, đó là việc cần chốt trước khi bàn tới phần mềm.
- Rà lại danh mục hàng hoá và danh mục khách hàng xem có bao nhiêu cách đặt tên và mã khác nhau giữa các bộ phận.
Tình huống minh hoạ: một doanh nghiệp thương mại quy mô vừa nhận được yêu cầu giải trình chênh lệch doanh thu giữa hai kỳ. Đội kế toán mất gần một tuần để ghép dữ liệu từ ba nguồn khác nhau, vì phần mềm bán hàng, file theo dõi kho của chi nhánh và sổ kế toán không dùng chung mã hàng. Sau khi thống nhất danh mục hàng hoá và đưa dữ liệu bán hàng, kho, công nợ về một hệ thống, các câu hỏi tương tự được trả lời trong buổi làm việc thay vì tính bằng ngày. Đây là ví dụ minh hoạ cho cách tiếp cận, không phải số liệu của một khách hàng cụ thể.
Khi nhiều bên cùng đọc dữ liệu về doanh nghiệp của bạn, thứ quyết định không phải là hồ sơ dày hay mỏng, mà là bao lâu thì bạn trả lời được.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp bài toán tương tự, Smartcore có thể cùng bạn rà soát xem dữ liệu bán hàng, kho và hoá đơn đang khớp tới đâu và nên chuẩn hoá từ khâu nào trước.