Từ 1/7/2026, việc xử lý hoá đơn điện tử đã lập có sai sót được thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết này phân loại sai sót thành ba nhóm, chỉ rõ nhóm nào chỉ cần thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, nhóm nào được chọn giữa điều chỉnh và thay thế, nhóm nào bắt buộc lập hoá đơn thay thế, kèm các nghĩa vụ đi kèm dễ bị bỏ sót. Đọc xong, kế toán có thể tự xác định hướng xử lý ngay khi phát hiện sai sót.
Vì sao cần phân loại sai sót trước khi sửa hoá đơn điện tử?
Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử. Theo Điều 25 của Thông tư, kể từ ngày 1/7/2026, Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 hết hiệu lực thi hành.
Điểm cần nắm là cách xử lý không giống nhau cho mọi lỗi. Cùng một hoá đơn, nếu sai ở nội dung này thì chỉ cần một thông báo, nhưng sai ở nội dung khác lại phải lập hoá đơn mới và phải có thoả thuận bằng văn bản với người mua. Xác định sai ở chỗ nào trước sẽ tiết kiệm thời gian, đồng thời giảm rủi ro bị bắt lỗi khi thanh tra.
Một lưu ý về thuật ngữ: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ quy định ba hướng xử lý hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, gồm thông báo sai sót, điều chỉnh và thay thế. Điều này không có cơ chế "huỷ hoá đơn điện tử đã lập". Từ "tiêu huỷ" xuất hiện trong các văn bản mới là dành cho hoá đơn giấy đặt in và biên lai giấy, không phải hoá đơn điện tử.
Cần chuẩn bị gì trước khi xử lý một hoá đơn lập sai?
Trước khi thao tác, hãy có sẵn ba thứ:
- Bản hoá đơn điện tử đã lập, để đối chiếu chính xác nội dung nào bị sai.
- Thông tin và kênh liên hệ với người mua, vì một số trường hợp bắt buộc phải có văn bản thoả thuận hoặc thông báo cho người mua.
- Quyền truy cập hệ thống hoá đơn điện tử đang dùng, đủ để lập hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế và gửi thông báo tới cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm rời rạc, hãy xác định trước ai là người giữ quyền lập hoá đơn điều chỉnh. Trong thực tế triển khai, phần lớn tình huống lúng túng đến từ việc không rõ ai được phép làm bước nào, chứ không phải vì không biết quy định.
Sai sót nhóm nào chỉ cần thông báo mà không phải lập lại hoá đơn?
Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu hoá đơn sai về các nội dung như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá, thì người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn đã lập sai và không phải lập lại hoá đơn.
Sau đó, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III kèm theo Thông tư.
Đây là một thay đổi có lợi cho doanh nghiệp. Theo tổng hợp điểm mới của Cục Thuế tại Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026, quy định trước đó chỉ chấp nhận cách xử lý này khi sai tên hoặc địa chỉ của người mua. Nay phạm vi "sai nhẹ" đã được mở rộng ra số tiền bằng chữ và các nội dung khác, miễn là không chạm vào nhóm thông tin trọng yếu.
Ví dụ để dễ hình dung
Hoá đơn ghi sai một ký tự trong tên công ty người mua, còn mã số thuế, số tiền, thuế suất đều đúng. Trường hợp này chỉ cần thông báo, không lập lại hoá đơn.
Ngược lại, hoá đơn ghi đúng tên công ty nhưng sai thuế suất từ 8% thành 10%. Trường hợp này đã chạm vào nhóm thông tin trọng yếu và phải xử lý theo hướng khác. Doanh nghiệp bán nhiều mặt hàng có thuế suất khác nhau nên đọc thêm bài về cách tránh xuất sai thuế suất khi bán nhiều mặt hàng để giảm loại lỗi này ngay từ đầu.
Khi nào được chọn giữa điều chỉnh và thay thế hoá đơn?
Điểm b khoản 1 Điều 10 quy định: trường hợp hoá đơn điện tử đã lập sai các nội dung về mã số thuế; tên hàng hoá, hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hoá đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn điện tử.
Hai hướng này có yêu cầu hình thức riêng:
- Hoá đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
- Hoá đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Bên cạnh đó là nghĩa vụ về văn bản thoả thuận. Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, thì người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có. Người bán lưu giữ văn bản thoả thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Thông tư cũng nêu rõ một số trường hợp người bán không bắt buộc lập văn bản thoả thuận:
- Chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử.
- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.
- Hoạt động mua bán hàng hoá trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Cách gộp nhiều hoá đơn sai trong cùng một tháng
Đây là quy định giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nhưng ít người để ý. Thông tư nêu: trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hoá đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hoá đơn, đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III.
Với doanh nghiệp phát sinh nhiều hoá đơn mỗi ngày cho cùng một khách, đây là cách rút ngắn khối lượng xử lý đáng kể.
Trường hợp nào bắt buộc phải lập hoá đơn thay thế?
Theo điểm c khoản 1 Điều 10, có hai nhóm không được chọn điều chỉnh mà bắt buộc lập hoá đơn thay thế:
- Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hoá đơn điện tử bán hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10.
Doanh nghiệp bán lẻ dùng máy tính tiền và doanh nghiệp kinh doanh xe, máy móc thuộc diện đăng ký quyền sở hữu nên ghi nhớ điểm này, vì thói quen cũ hay chọn điều chỉnh cho nhanh.
Làm gì để giảm số lần phải sửa hoá đơn ngay từ đầu?
Sửa hoá đơn đúng quy trình là việc bắt buộc. Nhưng ít phải sửa vẫn hơn là sửa nhanh. Trong các dự án triển khai, phần lớn hoá đơn sai không sinh ra tại khâu xuất hoá đơn mà ở các khâu trước đó:
- Sai mã hàng và tên hàng, vì mỗi phòng ban đặt tên sản phẩm một kiểu và chưa có danh mục dùng chung.
- Sai đơn giá, vì bảng giá được giữ ở một file riêng và không đồng bộ với hệ thống bán hàng.
- Sai thông tin người mua, vì danh mục khách hàng có nhiều bản trùng lặp.
- Sai thuế suất, vì người lập hoá đơn phải nhớ thủ công mặt hàng nào áp mức nào.
Cách xử lý gốc là đưa danh mục hàng hoá, bảng giá, danh mục khách hàng và thuế suất về một nguồn duy nhất, để khâu lập hoá đơn chỉ kế thừa dữ liệu chứ không nhập lại. Đây cũng là logic đằng sau việc chuẩn bị dữ liệu kế toán theo Luật Quản lý thuế 2025 và việc đồng bộ tồn kho, đơn hàng và hoá đơn khi bán đa kênh.
Tình huống minh hoạ: một doanh nghiệp thương mại quy mô vừa mỗi tháng phải xử lý một lượng đáng kể hoá đơn điều chỉnh, chủ yếu do sai tên hàng và đơn giá giữa bộ phận bán hàng và kế toán. Nguyên nhân là hai bộ phận dùng hai file danh mục khác nhau và cập nhật không cùng lúc. Sau khi hợp nhất danh mục hàng hoá và bảng giá về một hệ thống, việc lập hoá đơn kế thừa trực tiếp từ đơn hàng đã duyệt, số lần phải điều chỉnh giảm rõ rệt và thời gian đối chiếu cuối tháng ngắn lại. Đây là ví dụ minh hoạ cho cách tiếp cận, không phải số liệu của một khách hàng cụ thể.
Khi nào nên nhờ hỗ trợ?
Nếu doanh nghiệp đang gặp một trong các dấu hiệu sau, nên rà soát lại quy trình từ đơn hàng tới hoá đơn thay vì chỉ tối ưu thao tác sửa:
- Số hoá đơn phải điều chỉnh hoặc thay thế mỗi tháng có xu hướng tăng.
- Không xác định rõ ai được quyền lập hoá đơn điều chỉnh và ai lưu văn bản thoả thuận.
- Thời gian tìm lại một hoá đơn cũ và các hoá đơn liên quan tới nó tính bằng giờ.
- Dữ liệu hàng hoá và giá bán vẫn nằm ở nhiều file khác nhau giữa các bộ phận.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp bài toán tương tự, Smartcore có thể cùng bạn rà soát luồng dữ liệu từ đơn hàng tới hoá đơn, xác định điểm nào đang phải nhập lại bằng tay và nên chuẩn hoá từ đâu trước.